Une activité VTC se dégrade rarement d’un coup : elle s’abîme par des documents qui expirent, des réglages qui dérivent et des chiffres qu’on ne rapproche plus. La revue mensuelle sert à détecter ces écarts avant qu’ils ne deviennent un incident, un refus de prise en charge ou une perte de revenu. Voici dix vérifications à faire en une séance, chacune avec la pièce à ouvrir et la source à consulter.

Les vérifications ci-dessous relèvent de votre organisation. Elles ne remplacent ni une obligation légale, ni le contenu de vos contrats, ni l’avis d’un professionnel compétent. Pour chaque point, vérifiez la règle en vigueur auprès de la source officielle indiquée.

1. La carte professionnelle et le justificatif associé

Ouvrez la carte professionnelle, relevez sa date de validité et vérifiez l’identité et la photographie du conducteur concerné. La carte est personnelle : les informations de l’exploitant et du véhicule se contrôlent dans leurs documents et dans le REVTC. Anticipez la formation continue et les pièces de renouvellement indiquées par Service Public et la préfecture compétente.

2. Le dossier REVTC

Connectez-vous au registre des exploitants de voitures de transport avec chauffeur et contrôlez l’état de l’inscription, les informations de l’exploitant et celles des véhicules. Notez tout message ou échéance affiché dans l’espace, et rapprochez les données du registre de celles de vos documents.

3. L’attestation d’assurance et le périmètre couvert

Vérifiez que le véhicule est bien couvert pour l’usage transport rémunéré de passagers, que les conducteurs déclarés sont à jour et que l’échéance est notée. Contrôlez l’inscription du véhicule au fichier des véhicules assurés si cela est pertinent, et gardez la preuve d’assurance accessible en cas de contrôle.

4. Le contrôle technique et le dossier du véhicule

Relisez le procès-verbal, notez la prochaine échéance et photographiez la preuve si vous ne l’avez pas encore. Contrôlez la cohérence entre l’immatriculation, le véhicule effectivement exploité et les documents. Programmez un rappel avant la date confirmée.

5. Les contrôles simples du véhicule

Pneumatiques, éclairage, essuie-glaces, niveaux, freins et propreté : faites un tour court mais systématique. Un défaut visible non traité expose à un contrôle, à un sinistre ou à une immobilisation. Notez toute anomalie avec une date et une action, sans reporter indéfiniment.

6. Les documents à bord, sur papier et sur téléphone

Vérifiez que le véhicule contient les documents exigibles en cas de contrôle et que leur version numérique reste accessible sans connexion. Contrôlez que les copies ne sont pas périmées et que le téléphone professionnel fonctionne avec les notifications utiles sans perturber la conduite.

7. Le rapprochement des courses et des encaissements

Rapprochez une semaine de courses et les virements reçus, plateforme par plateforme et pour les courses directes. Repérez les écarts, les courses non réglées ou les relevés incomplets. Ce point ne mesure pas seulement la trésorerie : il détecte une erreur de référence avant qu’elle ne s’accumule.

8. Les cotisations et les déclarations

Ouvrez votre espace Urssaf, relevez les échéances et les appels, et contrôlez que la catégorie d’activité affichée correspond à votre situation. Ne comparez pas votre prélèvement à celui d’un autre chauffeur ; vérifiez la règle en vigueur sur urssaf.fr. Ajoutez les déclarations fiscales ou taxes qui concernent réellement votre exploitation.

9. Les données passagers et les accès

Faites un tour des fichiers de clients, historiques et exports conservés. Supprimez ce qui n’a plus de finalité, retirez les accès des anciens collaborateurs et contrôlez qui peut voir quoi. Pour les traitements de localisation ou de caméra, vérifiez le fondement et l’information des personnes concernées, en vous référant aux recommandations de la CNIL.

10. Les rappels et la revue du mois suivant

Terminez par le calendrier : chaque échéance confirmée a-t-elle un rappel ? Chaque rappel renvoie-t-il vers la source officielle ou la clause du contrat ? Une revue mensuelle ne vaut que si le mois suivant est déjà préparé. Notez la date de la prochaine séance et ce qu’elle devra contrôler en priorité.

La règle de clôture

Classez chaque point en trois colonnes : conforme, à corriger, à faire confirmer. Traitez immédiatement ce qui bloque l’activité, programmez le reste avec une date. Une vérification mensuelle courte mais répétée protège mieux qu’un grand nettoyage annuel.