Point de veille du 30 septembre 2026. Un export de courses peut rester dans Téléchargements, une messagerie, un tableur partagé ou un espace cloud longtemps après le calcul qui l’avait justifié. S’il contient un nom, un numéro, une adresse de prise en charge ou tout autre élément rattachable à une personne, il contient des données personnelles. La vérification utile cette semaine n’est donc pas de tout effacer au hasard : elle consiste à retrouver les copies, identifier leur finalité et supprimer celles dont l’utilité a disparu.

Ce contrôle prolonge le réglage du téléphone professionnel et de ses données de navigation. Il doit rester distinct d’une intervention dans l’outil de réservation lui-même : ici, on traite les exports et copies placés sous le contrôle du chauffeur ou de l’entreprise.

Confirmé au 30 septembre 2026

La CNIL rappelle que les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire à l’objectif poursuivi. Elle recommande aussi de définir les durées de conservation, d’organiser une purge automatique lorsque c’est possible et de conduire des revues manuelles périodiques. Une copie devenue inutile ne doit donc pas être conservée simplement parce que son emplacement a été oublié.

La durée n’est cependant pas identique pour tous les fichiers. La CNIL distingue la base active, l’archivage intermédiaire lorsque certaines données doivent encore être conservées pour une obligation ou un contentieux, puis la suppression ou l’archivage définitif lorsqu’il est justifié. Elle cite notamment les données de facturation comme exemple de pièces soumises à une conservation légale. En pratique, la ligne comptable nécessaire et l’export opérationnel riche en détails passagers ne doivent pas être confondus.

La règle immédiatement applicable est donc la suivante : pour chaque export, inscrire une finalité précise, une personne responsable, une durée ou une date de réexamen et les accès autorisés. L’absence de réponse à ces quatre points constitue une alerte de tri, pas une autorisation de conservation indéfinie.

Ce qui reste incertain

Il n’existe pas de durée universelle appelée « durée des données passagers ». La bonne durée dépend de la finalité du fichier, de son contenu, du rôle de l’entité qui décide de son usage et des obligations attachées aux pièces concernées. Un chauffeur indépendant, une société employeuse, un comptable et une plateforme peuvent ne pas avoir le même rôle ni les mêmes obligations.

Avant de supprimer un fichier utilisé comme pièce comptable, élément de preuve ou support d’un litige en cours, vérifiez le texte, le contrat ou le conseil professionnel qui justifie sa conservation. À l’inverse, l’existence d’une obligation sur une facture ne permet pas de garder automatiquement tous les exports détaillés qui ont servi à la préparer. Si le périmètre est ambigu, marquez le fichier « à qualifier » et limitez son accès en attendant la décision.

Une sauvegarde mérite aussi un traitement séparé. Il n’est pas prudent d’altérer manuellement une sauvegarde cohérente fichier par fichier. La suppression doit être prise en compte par une durée de rétention documentée et par le cycle normal de remplacement des sauvegardes. Pour contrôler les comptes qui voient encore les fichiers, reprenez la méthode de la veille sur la géolocalisation en flotte et les habilitations.

Action de la semaine : un inventaire de vingt minutes

Choisissez un seul mois d’exports et ouvrez un tableau avec six colonnes : fichier, emplacement, données présentes, finalité, accès, décision. Cherchez ensuite le même nom de fichier dans Téléchargements, Documents, les dossiers synchronisés et les pièces jointes. Ne recopiez aucune donnée personnelle dans le tableau d’inventaire : un identifiant de fichier suffit.

  1. Responsable : la personne qui gère les exports locaux réalise le relevé ; le dirigeant ou le responsable désigné tranche les cas à conserver.
  2. Preuve : conservez la règle de durée et un journal sobre de la décision, sans dupliquer le contenu supprimé.
  3. Fréquence : faites ce premier contrôle maintenant, puis programmez une revue mensuelle des nouveaux exports.
  4. Alerte : remontez tout fichier sans finalité claire, partagé avec un compte inconnu ou accessible par un ancien collaborateur.

Pour chaque fichier, choisissez une seule action. « Garder en actif » exige un usage actuel. « Archiver avec accès limité » exige une obligation ou un besoin documenté. « Supprimer » convient aux doublons, essais et copies temporaires dont la finalité est terminée. « À qualifier » doit avoir un responsable et une date courte de décision ; ce statut ne doit pas devenir une conservation permanente.

Traitez aussi les partages. Retirez les liens publics, vérifiez les destinataires et demandez au tiers si sa copie reste nécessaire à la mission ou à une obligation propre. Ne lui ordonnez pas une suppression contraire à ses obligations : obtenez plutôt une réponse écrite sur la finalité, la durée et la fin d’accès. La revue mensuelle des dix contrôles d’une activité VTC saine peut accueillir ce point sans créer une procédure supplémentaire.

Résultat attendu vendredi

À la fin de la semaine, vous devez pouvoir montrer trois éléments : la liste des emplacements contrôlés, la décision attachée à chaque export et la date du prochain passage. Le bon indicateur n’est pas le nombre maximal de fichiers supprimés, mais la part des exports qui possèdent désormais une finalité, une durée et un accès justifiés. Si un fichier reste incertain, il est isolé et attribué à une personne qui décidera ; il n’est ni oublié ni supprimé à l’aveugle.

Sources officielles vérifiées le 30 septembre 2026

Cette veille fournit une méthode de contrôle. Elle ne fixe pas une durée universelle et ne remplace pas l’analyse des textes, contrats ou obligations comptables applicables à votre situation.